Implementação de um sistema de informação de suporte à gestão da qualidade: o caso dos SASUTAD

Data
2013-12-06
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Resumo
Os Serviços de Ação Social da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro (SASUTAD) têm por finalidade o cumprimento da Política de Ação Social através da atribuição de bolsas de estudo, alojamento e alimentação a custos controlados, propondo-se fomentar a igualdade de oportunidades no acesso a cursos do ensino superior. Neste contexto, o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) assume-se como um dos elementos estratégicos da maior importância. Neste trabalho propõe-se um novo Sistema de Informação (SI), para suporte do SGQ SASUTAD, que possibilite ao Gestor da Qualidade e à Administradora dos SASUTAD acompanhar com eficácia todas as atividades relacionadas com a qualidade através da aplicação da NP EN ISO 9001:2008. Ou seja, que permita alcançar os diversos objetivos propostos, a monitorização do desempenho dos processos e o controlo eficaz das não conformidades, ações preventivas e ações de manutenção preventivas. Para o efeito, foi inicialmente desenvolvido um modelo do novo sistema na linguagem UML (Unified Modeling Language). Recorreu-se de seguida ao Microsoft Access 2010 (com integração Microsoft Outlook 2010) para a sua implementação, tornando possível aos colaboradores do SGQ SASUTAD o envio de não conformidades e de ações preventivas ao Gestor da Qualidade. Complementando o sistema, na página intranet dos SASUTAD foram disponibilizados modelos de impressos para facilitar a gestão documental e o Google Docs permitiu desenvolver inquéritos online, nomeadamente, sobre a avaliação da satisfação dos clientes. Para finalizar, realizou-se um estudo piloto da utilização prática do sistema, verificando-se que com a sua implementação, se obteve um maior rigor nas tarefas quotidianas dos SASUTAD aumentando o controlo produtivo, técnico, administrativo e financeiro, bem como se obteve uma maior integração entre todos os stakeholders.
The Social Action Services at the University of Trás-os-Montes and Alto Douro (SASUTAD) main goal is to implement the Social Action Policy through: the award of scholarships, avalialability of accommodation and food at controlled costs, by promoting equal opportunities regarding students acess tohigher education courses. In this context, the Quality Management System (QMS) is assumed as one of the strategic elements of the utmost importance. This work proposes a new information system (IS) to support the QMS SASUTAD, which enables the Quality Manager and the Administrator of SASUTAD to effectively monitor all activities related to quality through the application of NP EN ISO 9001:2008. The proposed system should allow to achieve the various objectives, monitoring performance of the processes and effective control of nonconformities, preventive actions and preventive maintenance actions. For this purpose, a model was initially developed from the new system in UML (Unified Modelling Language). The Microsoft Access 2010 (Microsoft Outlook integration with 2010) was then used for its implementation, making it possible for employees of SGQ SASUTAD to send non-conformities and preventive actions to the Quality Manager. To complement the system, in the intranet page of SASUTAD printable forms were placed in order to facilitate document management and Google Docs allowed to develop online surveys, particularly, regarding the evaluation of customer satisfaction. Finally a pilot study of the practical use of the system was performed, verifying that with its implementation, a improvement in the execution rigour was accomplished in everyday tasks of SASUTAD, increasing control production, technical, administrative and financial, as well as a greater integration between all stakeholders.
Descrição
Dissertação de Mestrado em Tecnologias da Informação e Comunicação
Palavras-chave
Sistemas de informação , Gestão de workflows , NP EN ISO 9001:2008 , Sistema de gestão da qualidade , Serviços de Ação Social da UTAD
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